ソフトウェア監査対応

ライセンスの状態を把握してコンプライアンス状態を維持

予算外の監査補正経費のリスクを削減

景気の低迷によるソフトウェア・ライセンスの収益の落ち込みのため、ベンダーは既存の顧客からの補正発注でその埋め合わせを試みようと、以前よりも多くのソフトウェア監査が行われるようになっています。ソフトウェア・ライセンスのコンプライアンスが完全に確保されていると思っていても、説得力のある文書による証拠がなければ、ソフトウェア監査で貴重な IT リソースを最大 1 年も拘束してしまいます。そして、最適化されたソフトウェア・ライセンス管理ソリューションが配備されていなければ、ベンダーの言われるがままに過剰な「補正発注」を行う羽目になります。ソフトウェア監査の脅威が効果的な販売戦略になり得ると説くアナリストもいます。

企業 IT は、ビジネスにとって非常に重要なサービスを提供するために日々重圧と戦っています。ソフトウェア監査により、ビジネスにとって極めて重要な機能からリソースが奪われます。ほとんどの企業 IT 部門では、特に、高価なエンタープライズ・アプリケーションのソフトウェア・ライセンスとコンプライアンス情報を管理する一元化された方法が欠如しています。これは、ソフトウェア・ライセンシングは IT 管理者が日常的に考えるものでは決してないからです。

事実と向き合う: 高費用でリスクの高いソフトウェア監査

情報収集は、時間がかかり、費用が高くつき、そしてこれは避けることができません。そのために最良の方法を知る必要があります。 アナリストは、今後数年の間に、少なくとも 1 社のベンダーによるソフトウェア監査が行われることを想定しておくべきだと警告しています。約 40% の大中規模の企業で罰金のリスクを伴う外部監査が行われるだろうと予想するアナリストもいます。監査自体で、企業 IT のソフトウェアと保守予算の 15% ほどを占めかねません。

ベストプラクティス: プロアクティブ対応と情報武装でソフトウェア監査を回避

まず第一に、適切な情報を得ることが不可欠です。これにより、ソフトウェア監査の交渉に入ったときに自信が持てるだけではなく、詳細な情報を得ることで節約の機会がもたらされます。第二に、情報を得ることとは別に、その適切な情報をいつでも利用できる準備が必要です。情報の取得と整理に数日または 1 週間かかるようでは、その情報がいくら詳細であってもコストが高すぎます。

ソフトウェア・ライセンスの使用状況を追跡していない場合は、ソフトウェア監査に通らないだけではなく、誤った数のライセンスを購入し、シェルフウェアに投資してしまうリスクがあり、 予算を圧迫します。

ソフトウェア・ライセンス管理ツールは、Microsoft, Symantec, SAP, Oracle のアプリケーションそして高価なエンジニアリング・アプリケーションのデスクトップからデータセンターまでの特定のライセンス条件に対する使用状況を最適化し、ソフトウェア支出を制御する直接的な方法を提供します。これらのアプリケーションは、監査対象となる可能性が高く、また IT 部門で詳細な情報が欠如しがちです。IT 管理者は全社のソフトウェアの使用状況を把握し、使用傾向を監視し、これを定期的に契約条件と比較する必要があるため一元化も重要です。

理想的なソリューションは、 ソフトウェア資産の特定購入ソフトウェアとインストール済みソフトウェアの理解、 ベンダーのソフトウェア・ライセンス・ポジションンの確実性、使用状況とソフトウェア・ライセンス・エンタイトルメント・データの照合に役立ち、ソフトウェア・ライセンス支出の最適化に寄与するものでなければなりません。一部のソフトウェア・ライセンス管理ツールでも、この詳細な使用データをライセンス条件とビジネスルールに基づく組織構造に結びつけることができます。たとえば、仕事の役割別、地理別、あるいはその他の基準別に使用状況を比較してから、製品機能と関連付けます。ソフトウェア監査の通知を受けてから数時間のうちに取り出せるようなこのような一元化されたデータによって監査の成功率は高まり、状況によっては監査を回避することさえできます。